Een SEPA Direct Debit-mandaat, ook wel SEPA-mandaat genoemd, is een juridisch document dat een organisatie machtigt om via een SEPA-domiciliëring rechtstreeks geld af te schrijven van de bankrekening van een persoon of bedrijf. Deze toestemming moet schriftelijk of digitaal worden verleend en ondertekend door de betaler.
Het SEPA-mandaat bevat essentiële klantgegevens zoals vereist door de PSD2-regelgeving, waaronder de naam, het adres, de handtekening van de schuldenaar, het IBAN en BIC, en specificeert het bedrag en de datum van de inning.
Een SEPA-mandaat biedt tal van voordelen voor bedrijven:
Het vereenvoudigt het proces voor het innen en verwerken van terugkerende betalingen.
Het stelt bedrijven in staat om hun cashflow beter te monitoren en zicht te krijgen op zowel inkomende als uitgaande betalingen.
Het drukt alle bijbehorende kosten.
Voor klanten maakt het ondertekenen van een SEPA-mandaat het proces van terugkerende betalingen, zoals abonnementen, energiefacturen en telecomdiensten, veel eenvoudiger. Het neemt de noodzaak weg om elke terugkerende betaling handmatig te starten of goed te keuren.
SEPA-mandaten zijn beschikbaar en geldig in twee formaten:
Papieren SEPA-mandaten vereisen dat de schuldenaar het ingevulde formulier terugbezorgt, waarna de schuldeiser dit zowel digitaal als fysiek moet scannen en bewaren. Dit proces voegt extra complexiteit toe.
Digitale SEPA-mandaten bieden verschillende voordelen ten opzichte van papieren mandaten:
Om volledige geldigheid en naleving te garanderen en mogelijke geschillen of intrekkingsverzoeken te voorkomen, moet een SEPA-mandaat de volgende informatie bevatten:
Buiten deze vereisten is de opmaak van het mandaat flexibel (schuldeisers zijn vrij om het naar eigen voorkeur vorm te geven).
Om aan de regelgeving te voldoen, moeten SEPA-mandaten worden bewaard gedurende hun geldigheidsperiode en minstens 36 maanden na de laatste inning.
Het is essentieel dat alle informatie van het mandaat toegankelijk blijft voor verificatie of juridische doeleinden wanneer nodig.
Handelaars moeten alle ondertekende papieren mandaten bewaren, inclusief eventuele latere wijzigingen of annuleringen. Deze kunnen worden bewaard als originele documenten of in gedigitaliseerde vorm.
Handelaars zijn verantwoordelijk voor het (veilig) bewaren van alle gegevens die verband houden met elektronische mandaten.
Zowel handelaars (schuldeisers) als klanten (schuldenaars) kunnen op elk moment wijzigingen aan een SEPA-mandaat aanvragen. Dergelijke wijzigingen moeten door beide partijen worden goedgekeurd. Beide betrokken banken moeten op de hoogte worden gebracht van de aanpassingen om een vlotte verwerking van transacties te garanderen.
Zowel de klant als de handelaar heeft het recht om een SEPA Direct Debit-mandaat op elk moment te annuleren. Bovendien moet, zoals eerder vermeld, elk mandaat dat gedurende 36 maanden inactief is gebleven, automatisch door de handelaar worden geannuleerd.
Volgens het SDD-schema moet de klant de handelaar rechtstreeks contacteren om een mandaat te annuleren. Dit zorgt voor een correcte verwerking van de annulering.
Sommige banken negeren echter het SEPA-schema en staan klanten toe om een mandaat via hun bank te annuleren. In dat geval wordt de handelaar niet op de hoogte gebracht voordat hij een incasso probeert uit te voeren. Voor de klant en de bank is de annulering onmiddellijk van kracht (indien uitgevoerd tijdens bankuren), maar dit is niet de juiste procedure.
Een geannuleerd mandaat kan niet opnieuw worden gebruikt. Voor toekomstige domiciliëringen moet een nieuw mandaat worden opgesteld.
Het SEPA Direct Debit Core-schema biedt sterke bescherming voor klanten. Elke incasso kan binnen acht weken na de afschrijving worden geannuleerd, zonder dat hiervoor een reden hoeft te worden opgegeven. Alle geïnde bedragen moeten door de handelaar worden teruggestort.
Om een SEPA Direct Debit-machtiging in te trekken, moeten klanten hun bank op de hoogte brengen en een reden voor de annulering opgeven. De bank zal vervolgens de handelaar informeren en stoppen met het innen van betalingen of betwiste bedragen terugstorten.
Handelaars zijn verantwoordelijk voor het bewaren van alle annulatiedocumenten. Als er nog betalingen moeten worden geïnd na een annulering, moeten de details van de annulering worden opgenomen in de laatste incasso.
Bedrijven moeten klanten een toegankelijke en eenvoudige manier bieden om een SEPA Direct Debit-mandaat te annuleren.
Dit omvat duidelijke communicatie over het annuleringsproces en het beschikbaar stellen van relevante informatie (via websites, in contracten, enz.).
Mandaten kunnen alleen worden verlengd of vernieuwd via schriftelijke communicatie.
Als een mandaat wordt geannuleerd of vervalt, mag het bedrijf wettelijk gezien geen incasso’s meer uitvoeren. Bedrijven moeten daarom de geldigheid van mandaten nauwlettend in de gaten houden en ze tijdig vernieuwen wanneer nodig.
Digiteal biedt een unieke en uiterst veilige oplossing voor het aanmaken, valideren en bewaren van uw SEPA-mandaten.
Ons autorisatieproces maakt gebruik van Strong Customer Authentication (SCA) binnen de eigen bankomgeving van de klant. Dit verhoogt de beveiliging aanzienlijk en verkleint het risico op fraude. Elke autorisatie wordt gecertificeerd door Digiteal en biedt verifieerbaar bewijs van het mandaat, indien de schuldenaar of zijn bank hierom vraagt.
Met Digiteal ontvangt u real-time updates over de verwerking van mandaten via webhooks. Bovendien worden annuleringen van SEPA Direct Debit (SDD) ook via webhooks gecommuniceerd. Incasso’s kunnen worden uitgevoerd bij elke bank die SDD ondersteunt, en Digiteal kan betalingen naar elke bank in de SEPA-zone afwikkelen. Dit biedt handelaars maximale flexibiliteit om SDD’s in heel Europa mogelijk te maken.
Digiteal zorgt ervoor dat uw mandaatautorisaties veilig worden opgeslagen en gearchiveerd voor een periode van 20 jaar, met de mogelijkheid om deze periode te verlengen.
OVER DIGITEAL
BEDRIJF
Digiteal SA
BE 0630675588
LEI 9845000A44AB9CA60605
Rue Emile Francqui 6/9
1435 Mont-Saint-Guibert
Belgium
